各部门：

为进一步规范我校仪器设备管理，确保仪器设备相关资料的完整性、准确性和可追溯性，根据学校党政办公室归档材料要求，现将仪器设备归档管理相关工作通知如下：

一、归档范围

（一）政策与制度类

1.上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件。

2.本校仪器、设备管理的规章制度。

（二）申购与审批类

1.申购报告、论证报告（含论证会文件、记录等）。

2.上级或主管领导批复和准购指示。

（三）进口设备类

进口设备过程中有关的技术商务文件。

（四）验收与安装类

1.开箱记录及装箱单。

2.安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单。

验收报告及文件材料。

（五）使用与维护类

1.设备说明书及全套随机文件材料。

2.使用、检修、故障事故记录（设备履历书）。

3.重大事故的调查分析及处理意见。

4.技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。

二、保管期限要求

（一）30 年保管

上级有关仪器设备政策文件、本校规章制度（永久除外）、申购与审批文件、进口设备技术商务文件、开箱安装验收文件、设备说明书等。

（二）与设备共存

设备履历书、重大事故处理意见、技术改造文件等。

三、工作要求

（一）明确责任

各部门需指定专人负责仪器设备档案的收集、整理和移交工作，确保归档工作责任到人。

（二）及时归档

1.仪器设备申购、论证、审批等文件应在事项完成后 15 个工作日内完成归档。

2.进口设备相关技术商务文件、开箱记录、安装调试等文件应在设备验收合格后 30 个工作日内归档。

3.设备使用、检修、故障记录等应按年度整理归档，于次年 3 月底前完成。

4.技术改造和重大事故处理文件应在项目完成或事件处理完毕后 20 个工作日内归档。

（三）规范整理

1.归档材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备。

2.按照归档范围和保管期限分类整理，编制档案目录。

3.电子文件与纸质文件应同步归档，确保内容一致。

（四）严格移交

各部门应定期向党政办公室移交归档材料，以往年度未移交的归档材料需随本次通知要求一并移交。

四、监督与考核

1.资产管理处将定期对各部门仪器设备归档管理工作进行检查，对归档不及时、不完整的部门予以通报批评，并将归档工作纳入部门年度考核。

2.请各部门高度重视仪器设备归档管理工作，认真落实本通知要求，确保我校仪器设备管理工作规范有序开展。

特此通知。

附件：仪器设备综合归档目录

资产管理处

2025年7月2日

附件：

仪器设备综合归档目录